La gran guía para verificar las referencias durante el proceso de contratación

Verificar las referencias es una parte integral de los procesos actuales de contratación, pero llevar a cabo una verificación para obtener el máximo valor puede parecer complicado. ¿Quién puede ser una referencia y qué tipo de información y comentarios puede compartir? ¿Cuántas referencias debo contactar? ¿Cómo sé si la referencia es auténtica? ¿Necesito que la referencia dé su aprobación para realizar la verificación de referencias? ¿Qué debería preguntar? ¿Qué preguntas debería evitar

Estas son algunas de las preguntas que los encargados de selección de personal y gerentes de selección se preguntan y debaten en el seno de sus organizaciones. Esta guía pretende ofrecer consejos y trucos para esclarecer las dudas, ayudar a abordar la verificación de referencias y mejorar la experiencia para los candidatos y las referencias. Asimismo, ayudará a conseguir mejores comentarios y obtener una verificación válida y de alta calidad. ¿Empezamos? ¡Allá vamos!

¿Qué es realmente la verificación de referencias y cuál es su propósito?

La verificación de referencias dentro del proceso de selección de personal significa que el encargado de selección de personal contacta y hace preguntas a individuos que pueden proporcionar información fiable y relevante sobre el candidato. Estos individuos suelen ser antiguos encargados, compañeros u otros colegas.

El proceso de verificación de referencias tiene dos objetivos principales:

1. Verificar la información proporcionada durante el proceso de selección.
2. Complementar la información ya recogida para tener un perfil aún más claro del candidato. Al hacer preguntas a otras personas aparte del candidato, obtienes nueva información sobre su rendimiento, su personalidad, motivación y otras características que quizás no hayan salido a la luz antes de la verificación de referencias. Esta información también puede ser de gran ayuda para que, cuando el candidato se una a la organización, el proceso de incorporación sea personalizado y tenga éxito.

¿Quién puede ser una referencia?

Una referencia es una persona que puede confirmar o complementar la información que ya tienes sobre el candidato. Diferentes cargos pueden ofrecer perspectivas distintas, así que es importante solicitar varias referencias que han tenido relaciones diferentes con el candidato para así obtener una visión global o un perfil tan completo como sea posible.

Aquí tienes una lista de diferentes tipos de referencias y el tipo de información que normalmente pueden proporcionar:

Encargado, jefe de equipo, director de proyecto

Antiguos encargados o jefes de equipo suelen ser buenas referencias, sobre todo si han trabajado de cerca con el candidato. Normalmente pueden confirmar la información proporcionada por el candidato, además de añadir información adicional y perspectivas valiosas sobre su experiencia, cualificaciones, características y rendimiento.

Si el candidato ha trabajado como encargado y ha dirigido un equipo, también vale la pena pedirle referencias de trabajadores que han estado trabajando para él o ella.

Compañero

Un compañero de trabajo del candidato también puede confirmar y complementar la información sobre sus cualificaciones, características y rendimiento, aunque de una perspectiva diferente que la del encargado. Los compañeros normalmente pueden dar ejemplos concretos de cómo ha actuado y se ha desarrollado el candidato en diferentes situaciones. Como encargado de selección de personal, podrás observar al candidato desde una perspectiva más amplia, lo cual es muy valioso.

Cliente

Individuos que han tenido una relación de cliente con el candidato pueden aportar más valor e información sobre él al ofrecer una perspectiva externa. Pueden aportar información sobre su relación con clientes, cómo coopera con agentes externos, su motivación y otras áreas relevantes.

Profesor, mentor o tutor

Muchos candidatos son totalmente nuevos al mercado laboral y vienen directamente de una escuela o universidad con muy poca experiencia. En estos casos, un antiguo profesor, mentor o tutor puede ser una referencia valiosa y puede aportar información relevante sobre las características y el rendimiento del candidato.

Amigo u otra referencia personal

Si el candidato no tiene experiencia laboral, una referencia personal puede ser muy valiosa aparte de los profesores, mentores y tutores. Normalmente pueden aportar información sobre las características del candidato y sus atributos personales, aunque no son apropiados para ofrecer información detallada sobre áreas laborales como sus competencias y rendimiento.

¿Qué debo considerar cuando le pido referencias a un candidato?

• Anima al candidato a presentar una referencia que represente varias perspectivas y relaciones distintas. Como regla general, lo idóneo es una combinación de los diferentes tipos de referencias listados más arriba.
• Las referencias deben haber trabajado con el candidato en los últimos 5 años. Quizás sobra decirlo, pero una referencia será menos fiable cuanto más tiempo haya pasado y la validez disminuye considerablemente tras 5 años.
• Haz hincapié en que es muy importante que el candidato notifique a las referencias de que se va a realizar una verificación, quién les contactará y cuándo. Esto aumentará la probabilidad de recibir una referencia preparada, reflexionada y llena de matices cuando llegue el momento de realizar la verificación.

¿Cuántas referencias debo contactar?

¡Tantas como puedas! Según estudios, cuantas más referencias, mejor. Puedes leer más en nuestro libro blanco. La verificación de referencias se vuelve más fiable y válida a medida que obtienes más referencias. También se vuelve más sencillo identificar patrones en las respuestas que recibes durante la verificación y estarás mejor preparado para tomar decisiones bien fundamentadas.

Aunque esto varía mucho entre países y culturas, hemos visto que lo más habitual es contactar a dos referencias durante el proceso de verificación. Sin embargo, creemos que esto se debe a que verificar las referencias por teléfono es un método pesado y laborioso. En este aspecto, las referencias digitales tienen una gran ventaja, ya que fácilmente puedes recoger todas las referencias que quieras sin tareas adicionales gracias al proceso digitalizado y automatizado.

¿Cómo puedo realizar la verificación de referencias?

La verificación de referencias durante el proceso de selección de personal se puede llevar a cabo de varias formas y cada método tienes sus pros y contras. Vamos a verlas una a una.

Llamada telefónica:

Tradicionalmente, las referencias se suelen verificar a través de una llamada entre el encargado de selección de personal y la referencia. Muchos consideran que es una ventaja poder hacer preguntas espontáneas durante la conversación y «leer entre líneas» para mejor entender lo que dice la referencia. Sin embargo, es un arma de doble filo, ya que este aspecto, que puede ser valioso, también es su mayor debilidad y reduce la validez a la vez que incrementa el riesgo de sesgo cognitivo.

Como encargado de selección de personal, es muy fácil hacer preguntas basadas en tu instinto e interpretar lo que te dicen consecuentemente. Las preguntas también variarán de una llamada a otra, por lo que comparar respuestas y notas de distintas referencias se vuelve muy difícil. Así, este método tradicional es más susceptible a la discriminación y a las interpretaciones sesgadas en comparación con otros métodos.

Una carta de recomendación:

Una carta de recomendación es un texto que escribe, por ejemplo, un antiguo encargado para el candidato cuando deja su puesto de trabajo. El texto normalmente describe las tareas que realizaba, cómo se desenvolvía, sus habilidades y otros aspectos similares. Normalmente, el trabajador pide la carta de recomendación cuando deja su puesto, así que no es algo que solicitas durante el proceso de selección.

Una carta de recomendación puede ofrecer contexto valioso y confirmar la información que el candidato proporciona durante el proceso. No obstante, esa información es limitada y no se ajusta al contexto del puesto actual para el cual consideras el candidato. Otro aspecto negativo es que es difícil verificar una carta, por lo que es sencillo crear documentos falsos. Finalmente, también es muy difícil juzgar la validez de su contenido, ya que no estás en contacto con la referencia.

La verificación digital de referencias:

Hoy en día, hay muchos servicios y productos que verifican las referencias de forma digital. Esto se suele hacer a través de un cuestionario que se manda a las referencias, el cual pueden contestar cuándo, cómo y dónde prefieren. Esto es exactamente lo que nuestro producto, Refapp, hace. La verificación digital de referencias se beneficia de ser un proceso más eficiente, estandardizado, con mayor validez y sin el riesgo de sesgo cognitivo que implican los otros métodos. Puedes reflexionar en profundidad y decidir qué preguntas son relevantes según las especificaciones del puesto y podrás comparar las respuestas más fácilmente porque todas las referencias reciben las mismas preguntas.

Además, podrás verificar más referencias sin tener que invertir más tiempo, lo que te proporciona más datos e incrementa la fiabilidad de la verificación. Una desventaja potencial, sin embargo, es que no puedes hacer preguntas adicionales espontáneas como harías en una conversación normal. De todos modos, esto se puede abordar al diseñar el cuestionario de forma que anime a las referencias a elaborar sus respuestas tanto como sea posible mediante las cajas de texto. De esta forma, aumentas la probabilidad de recibir tantos matices como sean posibles durante la verificación de referencias.

¡A veces lo mejor es combinar varios métodos!

Es muy importante señalar que estos métodos no son excluyentes. Todo lo contrario: en muchos casos se pueden complementar y te proporcionan una mejor perspectiva del candidato. Por ejemplo, si tras una verificación digital de referencias ves que no tienes toda la información necesaria o que necesitas aclarar alguna parte, una buena idea sería llamar a la referencia y hacerle las preguntas directamente.

En Refapp encontrarás una función de calendario para esto. Las referencias que prefieran hacer una llamada también pueden escoger esta opción y agendar una llamada directamente usando el calendario del encargado de selección de personal. Puedes tomar notas dentro del sistema, con lo cual podrás comparar las notas junto con las respuestas del cuestionario.

¿Cuándo debo verificar las referencias?

No hay una respuesta única sobre cuándo es más valiosa la verificación de referencias dentro del proceso de selección. Todo depende de tu proceso y situación. Sin embargo, la mayoría de encargados de selección de personal prefieren verificar las referencias al final del proceso de selección, lo cual tiene sentido y funciona. De todos modos, animamos a los encargados de selección a no añadir esto como un paso al final de proceso simplemente porque siempre se ha hecho así, sino a analizar y debatir dónde encaja mejor en el proceso. Las referencias se pueden verificar tanto al principio como al final del proceso de selección.

Quizás te encuentras que estás a punto de contratar candidatos con experiencia limitada o sin experiencia y, por lo tanto, quieres verificar las referencias a modo de filtro para descartar los candidatos que no encajan con el perfil desde el inicio del proceso en vez de al final.

¿Qué debo preguntar durante la verificación de referencias?

Actualmente, muchos encargados de selección de personal y empresas trabajan con lo que se conoce como el proceso de selección por competencias. Esto es un proceso con un perfil laboral claro que se usa como la base para cada contratación en cada paso del proceso, incluyendo la verificación de referencias. El perfil laboral se debe pensar detenidamente y debe estar libre de prejuicios y discriminación. Con el puesto claramente especificado, debes hacer preguntas alineadas con el perfil laboral y que animen a la referencia a proporcionar respuestas y un contexto relevante con situaciones concretas y experiencias en que el candidato actuó de una forma determinada, lo cual luego se puede comparar con los comportamientos o características deseados que se especificaron de antemano para el puesto.

También procura preguntar lo mismo a todas las referencias dentro del proyecto de contratación y mezcla preguntas de respuesta libre con preguntas de escala de puntuación o de opción múltiple. Los estudios demuestran que así incrementa la validez de la verificación.

En resumen:

• Haz preguntas basadas en competencias. Empieza con el perfil laboral y formula las preguntas según ello.
• Formula preguntas que pidan a la referencia dar ejemplos de situaciones que contextualizan las competencias. Es más importante entender cómo y de qué forma alguien hace algo y no lo que hace. ¿Cómo resuelve el candidato los problemas? ¿Cómo colabora? ¿De qué forma presta sus servicios?
• Combina las preguntas abiertas con preguntas de escala de puntuación o de opción múltiple.
• Haz las mismas preguntas a todas las referencias del mismo proyecto de contratación.

¿Qué no debo preguntar y cómo gestiono la información personal confidencial?

Si haces preguntas basadas en las prácticas que hemos descrito más arriba y has partido de un perfil laboral bien definido, sin prejuicios y discriminación, ¡vas por buen camino! De todos modos, debes tener cuidado con la información personal sensible. Según el RGPD, algunos datos personales son extremadamente sensibles y, por lo tanto, está prácticamente prohibido recogerlos y almacenarlos (sin el consentimiento apropiado).

La Comisión Europea considera que los siguientes datos son información sensible:

• datos personales que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas,
• la afiliación sindical,
• datos genéticos, datos biométricos tratados únicamente para identificar un ser humano,
• datos relativos a la salud,
• datos relativos a la vida sexual u orientación sexual de una persona.

¿Qué más debería tener en cuenta en cuanto al RGPD?

El RGPD siempre se aplica a la verificación de referencias, ya sea digital o manual a través del teléfono u otro tipo de conversación y si los datos se guardan en formato digital o cualquier otro formato indexado. Como se menciona en el párrafo anterior, no está permitido recoger y almacenar ningún tipo de dato que se considera información personal sensible sin el consentimiento del candidato.

¿Cómo puedo descubrir si hay fraude y debo verificar la autenticidad de la referencia?

Desafortunadamente, existe el fraude en los procesos de contratación, aunque muy raramente. La verificación de referencias es una parte clave para comprobar la información proporcionada por el candidato, pero ¿cómo garantizas su autenticidad? Si alguna vez tienes sospechas sobre una referencia, investigando un poco podrás descubrir si es auténtica o no.

• Revisa los datos de contacto de la referencia. ¿Su correo electrónico pertenece a una empresa? Si es así, ¿a qué empresa?
• Si no reconoces la empresa, búscala en Google para ver si puedes encontrar la página web corporativa o cualquier otra información relevante sobre la empresa.
• Busca el nombre de la referencia y su teléfono de contacto y comprueba si aparece algún resultado en la página web de la empresa o en otros contextos laborales relevantes.

Cuando usas Refapp para realizar verificaciones digitales, automáticamente recibirás una notificación si se observan actividades sospechosas que se han marcado como posible fraude. Nosotros monitorizamos las direcciones IP y si dos o más referencias se envían desde la misma IP, suena la alarma. Lo mismo sucede si el candidato comparte la misma dirección IP que cualquiera de sus referencias. Sin embargo, esto no quiere decir que sea fraude, ya que muchos empleados comparten la misma IP en el trabajo, aunque es una forma eficaz de detectar actividades sospechosas. Cuando la detectamos, la marcamos y te ofrecemos sugerencias sobre cómo proceder y resolverla. De este modo puedes tener la seguridad de que identificamos la mayoría de intentos de fraude durante tu proceso de verificación de referencias.

Esperamos que esta guía te haya ayudado y haya respondido las preguntas que podrías tener sobre la verificación digital de referencias. Si te falta información o tienes alguna pregunta, o si quieres saber más sobre Refapp y cómo te podemos ayudar a incrementar tu proceso de contratación, ¡no dudes en contactarnos para solicitar una demo!