Asiakascase: Riikka Öörni, Senior Recruitment Consultant, Team Lead
Yritys: Biisoni Oy
Toimiala: rekrytointi- ja henkilöstöratkaisut
“Refappin käytön aloittamisen jälkeen rekrytointiprosessimme on sujuvoitunut ja rekrytointiprosessien läpimenoaika on nopeutunut. Tarkistamme referenssit ennen kandidaattien esittelemistä asiakasyritykseen, joten nykyisin kandidaatit saadaan esittelyyn keskimäärin aiempaa ripeämmin”, kertoo Biisonin Senior Recruitment Consultant ja Team Lead Riikka Öörni. Biisonilaiset ovat tarkistaneet referenssit Refappilla keväästä 2022 alkaen. Pääsimme keskustelemaan Riikan kanssa heidän rekrytointiprosessistaan ja Refappin käyttökokemuksista.
“Ajat ennen Refappia ovat hyvässä muistissa. Referenssitarkistus on vahva osa rekrytointiprosessiamme, ja ennen Refappia se oli työläämpää ja vei enemmän aikaa yksittäiseltä rekrytoijalta. Rekrytoijan oli esimerkiksi kerättävä yhteystietoja, tavoiteltava puhelimitse henkilöitä ja sovittava referensseille sopivaa ajankohtaa keskustelulle jopa useamman päivän päähän”, kuvailee Riikka.
Refapp otettiin ajansäästön lisäksi käyttöön myös laadullisista syistä. Biisonilla nähtiin, että digitaalisen referenssitarkistuksen työkalun käyttöönotto lisäisi rekrytointiprosessien tasalaatuisuutta sekä helpottaisi prosessin vaihetta myös kandidaateille ja referensseille. Lisäksi Refappin käyttö lisää läpinäkyvyyttä rekrytointiprosessissa oleville kandidaateille: olemme yhteydessä vain nimeämiisi referensseihin.
Biisonilla tarkistetaan keskimäärin 100 referenssiä kuukaudessa. Refappin käytön aloittamisen jälkeen rekrytointiprosessi on sujuvoitunut ja rekrytointiprosessien läpimenoaika on nopeutunut. Referenssit tarkistetaan ennen kandidaattien esittelemistä asiakasyritykseen, joten nykyisin kandidaatteja saadaan esittelyyn keskimäärin aiempaa ripeämmin. Aiemmin referenssitarkistuksiin käytetty aika voidaan käyttää nyt esimerkiksi hakijaviestintään. “Nyt on erilailla aikaa pitää huolta kandidaateista. Vapautunut aika voidaan käyttää esimerkiksi kandidaattien kanssa viestimiseen. Lisäksi Refappin automatisoidun viestinnän avulla kandidaatit tietävät itse, missä vaiheessa rekrytointiprosessissa nyt ollaan menossa.”
Toki uuden työkalun käyttöönottoon on liittynyt myös epäilyksiä. Biisonillakin pohdittiin, voiko suosittelijasta saada irti tarpeeksi digitaalisella referenssitarkistuksella. “Luulen, että isoin pelko on ollut siinä, että en pääse itse henkilökohtaisesti puhumaan ja tekemään lisäkysymyksiä”, Riikka naurahtaa.
Epäilykset osoittautuivat kuitenkin turhiksi. “Itse asiassa lähtökohtaisesti referenssit kertovat enemmän kirjoittamalla. Aika usein voi olla tilanne, että suosittelijalla on huono hetki vastata puhelimeen tai on muuten kiireinen, mutta haluaa silti käydä sen keskustelun alta pois. Silloin voi olla, että puhelimessa tulee todella pintapuolista tai irrelevanttia tietoa. Tai jäädään jaarittelemaan muista asioista. Kyllä koen niin, että kirjallisesti kerätyllä palautteella on saatu relevanttia tietoa ja riittävästi”, Riikka toteaa.
Myös vastausmäärät epäilyttivät ennakkoon. Pelkona oli, että referenssivastausten määrä hiipuu digitaaliseen referenssitarkistukseen siirryttäessä. Siksi saatujen vastausten määrä on ylittänyt kirkkaasti odotukset. Riikan oman arvion mukaan digitaalisiin referenssitarkistuksiin vastataan itse asiassa mieluummin, kuin perinteisiin puheluihin. Referenssin vapaus valita milloin vastaavat selkeästi nostaa vastausprosenttia.
Biisonilaisten kokemusten mukaan digitaalinen referenssitarkistus on lisännyt referenssipalautteiden todenmukaisuutta ja rehellisyyttä. “Referenssin on hyvin helppo olla neutraali suuntaan ja toiseen, sekä aito ja rehellinen. Oma kokemus on, että referenssit antavat rehellisempää palautetta kandidaatista kirjallisesti ja pystyvät hyvin perustelemaan sanallisissa vastauksissaan miksi ovat näin arvioineet. Puhelimitse tehdyssä referenssitarkistuksessa referenssit eivät välttämättä uskalla antaa kriittistä palautetta, koska he kuvittelelevat, että jos nyt sanon näin, en pysty kääntää arviota enää positiiviseen”, Riikka pohtii.
Riikka ja tiimi ovat tykänneet siitä, että Refappin avulla referenssitarkistus hoituu sujuvasti ilman suurempaa vaivannäköä. Rekrytointiprosessit kulkevat eteenpäin, eikä referenssitarkistuksen vaihe venytä rekrytointia tarpeettomasti. Myös kysymyspatteristojen muokattavuus saa kiitosta. Erilaisiin rooleihin kuten blue-collar- ja asiantuntijatehtäviin voi valita rooliin vaadittavaan osaamiseen liittyviä kysymyksiä, eikä tarvitse mennä yhdellä sapluunalla.
“Referenssitarkistus on äärimmäisen tärkeä kohta prosessissa, ja se että niiden tarkistaminen on jouhevaa, se on hyvä. Meille on tärkeää, että kandidaatista saadaan mahdollisimman laaja-alainen kuva, mutta että prosessi on kaikille kandidaateille samankaltainen ja kykenemme vertailemaan kandidaatteja keskenään tasavertaisesti sekä reilusti. Refapp on ollut tähän vallan hyvä työkalu.”
Biisoni on toimihenkilöihin ja teollisuuteen erikoistunut täyden palvelun henkilöstötalo. Meidät tunnetaan ripeästä asiakaspalvelusta ja laadukkaasta työvoimasta.
Toivottavasti pidit jutusta! Haluatko kuulla lisää digitaalisesta suositusten tarkistuksesta ja siitä, miten se voi auttaa sinua tekemään asiantuntevampia rekrytointipäätöksiä? Ota yhteyttä!