Laatu edellä rekrytoinneissa – LähiTapiolan matka digitaalisten referenssitarkistusten pariin

Asiakastarina Laura Ström

_Finnish Customer Case Refapp (6)

Asiakascase: Sauli Malinen, Kehityspäällikkö
Yritys: LähiTapiola
Toimiala: Vakuutus, sijoitus & rahoitus

Avaintulokset:

  • Refapp on vähentänyt subjektiivista arviointia referenssitarkistuksen tarpeelle ja tehnyt rekrytointiprosessista yhtenäisemmän ja tasalaatuisemman

  • Käyttöönotto helppoa ja kokemus hyvä sekä rekrytoijalle, kandidaatille, rekrytoivalle esihenkilölle että referenssille

  • Referenssiraporttien avulla rekrytoivat esihenkilöt ovat ymmärtäneet laadukkaan referenssitarkistuksen arvon rekrytointiprosessissa

LähiTapiola on yksi Suomen johtavista vakuutusyhtiöistä, joka palvelee asiakkaitaan niin henkilökohtaisissa kuin yritysratkaisuissa. Rekrytointitiimin kehityspäällikkö Sauli Malinen on ollut avainasemassa kehittämässä yrityksen rekrytointiprosesseja. Sauli vastaa rekrytointiprosessien sujuvuudesta ja käytössä olevista työkaluista, sekä osallistuu itsekin aktiivisesti myös vaativampiin rekrytointeihin. Vuoden 2023 alussa LähiTapiola otti merkittävän askeleen kohti rekrytointien laadun ja tehokkuuden parantamista ottamalla käyttöön digitaalisen referenssitarkistustyökalun Refappin.

Kohti yhtenäisempää ja selkeämpää referenssitarkistusta

Ennen Refappin käyttöönottoa LähiTapiolassa oli tunnistettu tarve referenssitarkistusten kehittämiselle. Referenssitarkistukset eivät olleet systemaattisia, ja vastuu niistä oli usein rekrytoivilla esihenkilöillä, joiden käytännöt saattoivat vaihdella huomattavasti. Tarve referenssitarkistukselle saatettiin arvioida kunkin kandidaatin kohdalla erikseen ja kunkin esihenkilön subjektisten arvioiden perusteella - ilman selkeitä kriteerejä ja yhtenäistä linjaa. Referenssit tarkistettiin puhelinkeskusteluilla, joiden onnistuminen riippui pitkälti esihenkilöiden kokemuksesta ja taidoista. Tämä johti siihen, että tarkistusten laatu ja sisältö saattoivat vaihdella merkittävästi.

– "Jos mietitään rekrytointiprosessia ja sen kokonaislaatua, niin tämä on muuttunut entisestä 0,5:sta 5,0:aan", Malinen kiteyttää.

Ratkaisu: Refapp - saumaton ja kaikille osapuolille helppokäyttöinen

Refappin käyttöönotto LähiTapiolassa alkoi pilotointijaksolla, joka vakuutti tiimin työkalun toimivuudesta. Refapp integroitiin osaksi olemassa olevaa rekrytointijärjestelmää, mikä tekee työkalun päivittäisestä käytöstä helppoa. Myös referenssien antajilta saatu palaute oli positiivista: 95 % vastaajista piti digitaalista referenssikyselyä heille mieluisena tapana antaa arvioita kandidaateista.

– "Pilotti avasi silmämme. Käyttöönotto oli teknisesti sujuvaa, ja Refappin tietoturvaratkaisut vastasivat tarkkoja vaatimuksiamme", Malinen kertoo.

Refappin joustavuus mahdollistaa kysymyspatteristojen räätälöinnin kunkin avoimen tehtävän ja roolin mukaisesti. Uuden työkalun myötä rekrytointiprosessi on kokenut muodonmuutoksen, ja referenssitarkistukset siirrettiin ensimmäisen haastattelukierroksen jälkeen, jolloin referenssien antama palaute tuo uutta näkökulmaa seuraavaan keskusteluun. Tämä ei ole ainoastaan nopeuttanut prosessia, vaan myös parantanut keskusteluiden laatua ja rekrytointien lopullisia päätöksiä.


Jos mietitään rekrytointiprosessia ja sen kokonaislaatua, niin tämä on muuttunut entisestä 0,5:sta 5,0:aan.

Tulokset: Laatua, tehokkuutta ja kollektiivista oppimista

Refappin avulla LähiTapiolan rekrytointiprosessi on kokenut merkittävän muutoksen. Aikaa säästyy satoja tunteja vuodessa, kun puhelimitse tehtävät referenssitarkistukset on korvattu digitaalisella tarkistuksella. Prosessin yhtenäisyys ja läpinäkyvyys ovat parantuneet, ja esihenkilöt saavat nyt lisää näkemystä ja tukea päätöksentekoon laadukkaiden raporttien perusteella.

– "Parasta palautetta esihenkilöiltä rekrytiimille on se, että prosessi on heille helppo ja loppusuoralla on paljon hyviä kandidaatteja, joista valita", Malinen toteaa.

Refappin avulla rekrytoinnin laatu on noussut uudelle tasolle: prosessi on tasapuolinen, systemaattinen ja GDPR-yhteensopiva. Nykyisin referenssitarkistusten sujumista on helppo seurata Refappin datan avulla ja vastauksia saadaan kerättyä tehokkaasti: LähiTapiola on tehnyt vuonna 2024 lähes 800 referenssitarkistusta ja vastausprosentti oli huikea 97%. Lisäksi työkalu on auttanut rikkomaan referenssitarkistuksen myyttejä ja kouluttamaan esihenkilöitä laadukkaampiin rekrytointikäytäntöihin.

Sauli suosittelee Refappia kaikille organisaatioille, jotka haluavat kehittää rekrytointiprosessiaan ja varmistaa, että oikeat kandidaatit löytyvät oikeisiin tehtäviin.

– "Refapp tuo rekrytointiprosessiin 360-asteen näkökulmaa ja tukee päätöksenteossa tavalla, joka parantaa koko rekrytointiprosessin laatua", hän summaa. 

Toivottavasti pidit jutusta! Haluatko kuulla lisää digitaalisesta suositusten tarkistuksesta ja siitä, miten se voi auttaa sinua tekemään asiantuntevampia rekrytointipäätöksiä? Ota yhteyttä!