Olen viimeisen vuoden aikana haastatellut rekrytointi- ja hr-ammattilaisia kovin rajatusta teemasta, nimittäin referenssien tarkistamisesta.
Yksi havainto näiden keskustelujen pohjalta on ollut se, että referenssien tarkistamisissa on varsin vaihtelevat käytännöt ja tavat toimia. Karkeasti lajiteltuna Suomen yritykset voisi lajitella kolmeen kategoriaan sen mukaan, kuinka aktiivisesti yritykset käyttävät referenssejä rekrytointiprojekteissaan.
Ensinnäkin löytyy organisaatioita, jotka ovat tehneet päätöksen, että käyttävät aina referenssejä rekrytointiprojektista toiseen. Seuraavaan ryhmään kuuluvat yritykset, jotka hyödyntävät valikoidusti referenssejä. Tyypillisesti näitä käytetään tapauskohtaisesti tai tiettyihin rekrytointeihin ja positioihin. Viimeisempänä ryhmänä ovat organisaatiot, jotka eivät käytä referenssejä ollenkaan rekrytointiprojekteissa.
Monet päättäjät kuitenkin jakavat mielipiteen siitä, että referenssien tarkistaminen on oiva tapa varmistaa hakijan soveltuvuus tehtävään, ennen kuin hänelle tarjotaan työsopimusta. Törmään usein huokaukseen, että mielellämme hoitaisimme tämän paremmin, jos vain pystyisimme.
Mitkä sitten ovat syyt siihen, että referenssitarkistamisen kanssa fuskataan?
Ylivoimaisesti suosituin syy on aika tai lähinnä tämän puute. Tämä onkin varsin validi argumentti. Olemme tutkineet työajan käyttöä ja huomanneet, että referenssien tarkistaminen perinteisellä tavalla voi viedä jopa 45 minuuttia per suosittelija kaikkinensa. Monesti voi mennä useampi päivä jo ennen kuin saamme suosittelijan kiinni ja käytyä keskustelun hänen kanssaan.
Tämä on suurin haaste, johon digitaaliset referenssien käsittelytyökalut vastaavat.
Toinen ongelma on ilman muuta suosittelijan antamien vastauksien laadun ja validiteetin kyseenalaistaminen. Toisin sanottuna ollaan epävarmoja siitä, voimmeko luottaa suosittelijoiden vastauksiin, koska nämä perinteisesti antavat kandidaateista hieman liian ruusuisen kuvan. Tähän on olemassa muutama hyvä lääke. Ehkä paras tapa on se, että rekrytoija tai rekrytoiva esihenkilö määrittelee, keitä haluamme referensseiksi. Näin ollen voimme ”pelata rekrytointiprojektista pois” hakijaa kehuvat suosittelijat, eli prepatut ammattikehujat.
Toinen toimiva tapa on se, että meillä on hyvin mietittyjä rekrytointiprojektiin sopivia kysymyksiä. Ja riittävä määrä kysymyksiä. Myös kysymyksiä, jotka pakottavat suosittelijan ottamaan kantaa, eikä vastaamaan ympäripyöreästi. Tutkittua on myös se, että vastaamme 10 % totuudenmukaisemmin, mikäli kirjoitamme vastauksemme sen sijaan, että vain kerromme mielipiteemme esimerkiksi puhelimitse.
Eikä saa unohtaa, että otamme rekrytointiprojektiin mukaan riittävän määrän referenssejä jokaista kandidaattia kohden. 3–4 suosittelijaa on oikein hyvä määrää, joka antaa meille riittävästi dataa päätöksentekoa varten.
Moni asiakas on kertonut myös, että organisaatiossa ei välttämättä ole riittävää osaamista suorittaa laadukasta referenssien tarkistusta. Tämä korostuu etenkin, mikäli organisaatiossa on sovittu, että esihenkilöt soittavat referenssipuhelut. Myös tämä on varsin luonnollista - harva esihenkilö on koulutettu hyväksi suosittelijoiden tarkistajaksi. Mikäli organisaatiossa on käytössä hyvä työkalu, joka ohjaa käyttäjiä ja automatisoi prosesseja, niin se antaa avun myös luonnolliseen osaamisvajeeseen.
Summa summarum… Voisin todeta, että moni organisaatio tekee oikein mallikasta työtä referenssien tarkistuksien parissa ja onnistuvat näin ollen varmemmin rekrytointiprojekteissaan.
Moni organisaatio on myös päättänyt ottaa tämän kehityskohteekseen ja nähdäänkin, että tämä on hyvä ja rajattu kehitysalue, joka on täysin mahdollista saada kuntoon. Jopa pienellä panostuksella.